LE PLAN DE HOME OFFICE

Le Plan de Home Office est un plan de reprise après sinistre et de continuité des activités qui permettra à CloudRaker de continuer à fonctionner, même pendant une période où le travail à domicile est obligatoire pour chaque employé.

Ce plan vient s'ajouter au plan de Reprise des Activités après Sinistre de CloudRaker déjà en vigueur.

Un tel plan peut être déclenché en réponse à une catastrophe naturelle, un acte de guerre, un acte de terrorisme, une épidémie mondiale, une pandémie, ou toute autre situation où le travail physique depuis l'un des bureaux de CloudRaker pourrait être dangereux pour la sécurité de ses employés, clients et partenaires, ou bien où il est impossible de travailler depuis le bureau.

Ce plan est toujours disponible pour tous les employés de CloudRaker. Il est important de connaître le plan, les mesures qui le composent et ce qu'il faut faire au moment de son déploiement.

DEPLOIEMENT DU PLAN DE HOME OFFICE

Le Plan de Home Office est déclenché immédiatement par tout organe gouvernemental compétent.

Le Plan de Home Office peut être déclenché dans un ou plusieurs lieux géographiques à la fois.

Décision

La mise en place du Plan de Home Office peut également être décidée par:

  • Une résolution du Conseil d’Administration de CloudRaker
  • Le CEO de CloudRaker, de manière unilatérale
  • Le Président de CloudRaker, de manière unilatérale

Communication aux employés

Un modèle de communication devra toujours être disponible pour être envoyé à tous les employés de CloudRaker. 

Pendant les heures de bureau, les employés de CloudRaker seront informés par courrier électronique, Slack et tout autre moyen de communication acceptable. Les employés de CloudRaker accuseront réception de la communication.

En dehors des heures de bureau, CloudRaker contactera ses employés par tout moyen de communication disponible. Les employés de CloudRaker accuseront réception de la communication.

Avant de quitter le bureau pour le Home Office, les employés peuvent demander ou imprimer une copie papier du plan.

Message de communication aux employés

Email & Slack

Subject: [URGENT] CloudRaker Home Office Plan in effect | Mise en place du Plan de Home Office de CloudRaker

[French version below]

Rakers,
CloudRaker’s Home Office plan is now in effect and employees usually working from Toronto/Montreal will have to work from home from Monday, March 16, 2020 onwards.

Please read the Home Office Plan available at this address
:
[LINK TO PDF FILE OF THE HOME OFFICE PLAN]

If you have any question, please email homeoffice@cloudraker.com
_____
Rakers,

Le Plan de Home Office de CloudRaker est désormais mis en place, et les employés qui travaillent généralement de Montréal/Toronto devront travailler depuis chez eux à partir du lundi 16 mars 2020. 

Veuillez lire le Plan de Home Office, accessible à cette adresse:
[LINK TO PDF FILE OF THE HOME OFFICE PLAN]

Si vous avez des questions, merci de les adresser à homeoffice@cloudraker.com.


Message court

CloudRaker’s Home Office plan is now in effect and you will now have to work from home from Monday, March 16, 2020. Please read more information here:  [LINK TO PDF FILE OF THE HOME OFFICE PLAN]
Le Plan de Home Office de CloudRaker est désormais mis en place et vous devrez travailler depuis chez vous à compter du lundi 16 mars 2020. Vous trouverez plus d’informations ici: [LINK TO PDF FILE OF THE HOME OFFICE PLAN]

Communication aux clients & partenaires

Une communication par courrier électronique sera envoyée aux clients concernés pour les informer que CloudRaker a mis en œuvre son plan de Home Office. 

Le modèle de communication suivant sera toujours disponible et pourra être envoyé à tous les clients CloudRaker par le responsable du compte du client. Les e-mails doivent être envoyés individuellement ou par client et le modèle suivant doit être utilisé :

Modèle de communication aux clients

Subject: [URGENT] CloudRaker Home Office Plan in effect

[French version below]

Hello,

We hope you and your close ones are doing well.

Following the recent development of the COVID-19, CloudRaker is taking additional prevention measures for the safety of our employees, clients and partners. Starting Monday 16th and until further notice, CloudRaker’s employees will work from home.

We have put in place all the procedures, tools and communications processes to ensure the continuity of our services and products during this period.

If you have any questions, please feel free to send me an email or give me a call.

____

Cher {CLIENT NAME}, 

Nous espérons que vous et vos proches vous portez bien. 

A la suite des développements récents du COVID-19, CloudRaker a décidé de prendre des mesures de prévention supplémentaires pour s’assurer de la sécurité de nos employés, clients et partenaires. Le Plan de Home Office de CloudRaker est désormais mis en place, et les employés devront travailler depuis chez eux à compter du lundi 16 mars 2020, et jusqu’à nouvel ordre.

Nous avons mis en place les procédures, outils et process de communications nécessaires pour assurer la continuité de nos services et produits durant cette période.

Nos équipes de Comptes et d’Opérations mettent en place nos procédures existantes de travail à distance, afin de nous assurer que nous pouvons continuer à vous procurer un service réactif et de qualité durant cette période. 

N’hésitez pas à me contacter par email ou par téléphone pour toute question. 


INSTALLATION DU HOME OFFICE DES EMPLOYES

Chaque fois que cela sera jugé nécessaire, y compris en dehors de la période pendant laquelle le Plan de Home Office est en vigueur, CloudRaker évaluera l'équipement disponible pour que les employés puissent travailler à distance. CloudRaker s'assurera que ses employés travaillent toujours dans des conditions de sécurité.

Les employés doivent prendre les mesures appropriées pour assurer la confidentialité des informations de CloudRaker à domicile. Dans la mesure du possible, les comptes d'utilisateurs doivent être fermés, les ordinateurs doivent être verrouillés et le matériel confidentiel doit être stocké à l'écart.

Les employés doivent se déconnecter ou verrouiller leur ordinateur lorsqu'ils le laissent sans surveillance, y compris à leur domicile.  CloudRaker mettra en place des contrôles pour mettre fin aux sessions informatiques et/ou verrouiller les ordinateurs après un temps d'inactivité prédéterminé (10 minutes). 

CloudRaker organisera le ramassage ou la livraison du matériel nécessaire par et pour les employés, en fonction de leur rôle, de leur situation géographique et d'autres considérations de sécurité.

SECURITE DES TECHNOLOGIES D’INFORMATION & EXIGENCES TECHNIQUES

Toutes les demandes informatiques doivent être envoyées par l'intermédiaire de notre service informatique en envoyant un courriel à helpme@cloudraker.com. Cela permettra à l'équipe de trier les demandes et d'y répondre en temps utile, tout en veillant à ce que toutes les informations restent documentées. 

Les employés qui ont besoin d'un accès VPN pour accomplir leurs tâches normales de travail auront un compte VPN actif disponible. Il est interdit d'utiliser la connexion VPN depuis un autre poste de travail ou à d'autres fins que l'accès aux ressources de travail.

Pendant la période où le Home Office est en vigueur, une assistance à distance peut être demandée à l'équipe informatique pour résoudre des problèmes qui nécessiteraient autrement une assistance physique.

Toute pièce d'équipement qui ne fonctionne pas correctement et qui doit être remplacé sera échangé par un service de courrier ou tout autre moyen de transport jugé sûr.

Des lignes téléphoniques peuvent être installées sur les ordinateurs des employés sur demande. Les employés pourront alors recevoir et passer des appels en utilisant leur ordinateur, grâce à la ligne téléphonique de CloudRaker.

HEURES DE TRAVAIL, DISPONIBILITÉ, RÉACTIVITÉ

Pendant la période où le Home Office est en vigueur, les heures de travail effectives restent en vigueur. Les employés de CloudRaker doivent assurer leur réactivité lorsqu'ils travaillent à distance, tout en prenant en compte les impératifs personnels. 

Les employés doivent utiliser la fonction de statut sur Slack pour annoncer leur participation à une convocation ou à une réunion, sinon, on s'attendra à ce qu'ils soient aussi réactifs qu'au bureau.

Un message électronique automatisé sera envoyé aux employés de CloudRaker chaque matin et nécessitera un enregistrement manuel de la part des employés dans la journée. Cela permettra de garantir que les employés se trouvent dans une situation sûre. CloudRaker contactera les employés qui ne se sont pas enregistrés dans les heures qui suivent.

Tout changement des conditions de travail au cours du Home Office doit être signalé par l'employé dès qu'il se produit, ou au plus tard lors du prochain enregistrement prévu. Cela inclut la maladie, l'indisponibilité pour quelque raison que ce soit, les congés généraux, les congés de maladie ou les jours de congé personnel.

Tous les jours de vacances prévus précédemment seront imputés sur la banque de congés, sauf s'ils sont annulés. En cas d'indisponibilité au travail, un jour de maladie ou de vacances doit être pris via la plateforme de suivi des congés.

COMPENSATION

CloudRaker indemnisera ses employés pour l'utilisation de leur connexion internet à domicile pendant la période où le Home Office est en vigueur. La compensation est le montant minimum entre la facture de service Internet ou [60% DU PRIX D'UN ABONNEMENT INTERNET par mois (hors taxes de vente applicables), au prorata de la journée. Les demandes d'indemnisation doivent être soumises mensuellement par le biais d'un rapport de dépenses accompagné de factures à l'appui.

ACTIVITES EXIGEANT UNE PRESENCE PHYSIQUE

Pendant la période où le Home Office est en vigueur, toutes les réunions sur place et les réunions avec les clients doivent être reportées ou reportées à des réunions par vidéoconférence ou par téléconférence.

Une interdiction de toutes les conférences, événements, voyages et réunions liés au travail sera en vigueur pendant que le plan du Home Office est en vigueur, à moins qu'une approbation spécifique et écrite ne soit fournie par le CEO ou le Président.

Activités spécifiques

  • Les entretiens de recrutement doivent être reportés ou reprogrammés en entretiens vidéo ou téléphoniques.
  • Toute activité d'intégration d'un employé doit être reportée ou reprogrammée, à moins qu'une approbation spécifique et écrite ne soit fournie par le CEO ou le Président

Vous pouvez soumettre vos demandes de dérogation à l'adresse homeoffice@cloudraker.com.


RÉCEPTION ET LOGISTIQUE DU BUREAU

Les extensions téléphoniques seront transmises au téléphone virtuel sur ordinateur ou de portable de l'employé et les lignes générales seront transmises comme suit :

[PLAN DE REDIRECTION CONFIDENTIEL]

Les employés ne doivent pas faire livrer de colis ou d'autres articles au bureau pendant la durée du Plan de Home Office.

EXCEPTIONS

Durant la période durant laquelle le Plan de Home Office est en palce, tout accès au bureau est interdit, à moins d’une autorisation spécifique et écrite est approuvée par le CEO ou le Président

Vous pouvez soumettre vos requêtes d’exception à homeoffice@cloudraker.com.

DURÉE DU PLAN & ARRÊT

Le Plan de Home Office est établi pour une période minimum de deux semaines, à compter du 16 mars 2020.

L’extension et l’arrêt peuvent être décidé par:

  • Une résolution du Conseil d’Administration de CloudRaker
  • Le CEO, de manière unilatérale
  • Le Président, de manière unilatérale

Une mise à jour du statut, un avis de reconduction ou un avis d’arrêt sera transmis à l'équipe dès qu'il sera disponible.


Portez-vous bien ❤️
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